Los cuadrantes de turnos de trabajo son una herramienta imprescindible para todas aquellas empresas que cuenten con equipos rotativos de trabajo y que necesiten cubrir determinadas horas con personal diferente. Sin un cuadrante de turnos, seguramente el caos se apoderará del equipo, de la empresa, quedarán horas sin cubrir, se duplicará el personal en otros momentos… Lo más apropiado es realizar un cuadrante de turnos optimizado e incorporar las nuevas tecnologías para su perfeccionamiento, disminuir errores y mejorar su uso.

¿Qué es un cuadrante de turnos de trabajo?

Cubrir las horas de trabajo de una empresa con el personal disponible, que todo funcione correctamente, que todo el mundo trabaje cuando debe y también considerar sus preferencias y necesidades. Que todo el equipo esté al tanto de sus horarios y turnos… Todo esto es lo que hace y ofrece un cuadrante de turnos de trabajo.

En resumen, un cuadrante de turnos de trabajo es un cuadro (ya sea realizado a bolígrafo y papel, con Excel o mediante un software) en el que aparecerán todos los horarios y turnos necesarios para cubrir con la actividad de la empresa distribuidos  entre los empleados disponibles en el momento de trabajo.

Objetivos del cuadrante de turnos de trabajo

El primero y fundamental es organizar el trabajo de forma óptima y ordenada. En empresas que se trabaja con turnos rotativos y/o que están en funcionamiento durante largas jornadas (incluso de 24 horas) en las que diferentes personas tienen que turnarse, es fundamental e imprescindible que haya un cuadrante de turnos de trabajo.

El objetivo es que todo el mundo sepa cuando trabaja y cuando no. Con el cuadrante se verá claramente si un horario está cubierto o si hay un hueco a cubrir. Así la empresa estará en funcionamiento constante y con el personal necesario.

También el cuadrante de turnos es una herramienta potente para los propios empleados ya que podrán organizar sus vidas y rutinas fuera del trabajo acomodándose a los turnos que deben trabajar y sabiéndolo con suficiente antelación. Sin turnos ni cuadrante claro se irá a “salto de mata” y nadie podrá tener una rutina saludable más allá de su horario laboral ni planificar su vida.

Por lo tanto, un cuadrante de turnos también es cuestión de salud para los empleados.

¿Cómo se elabora un cuadrante de turnos de trabajo?

Para elaborar un cuadrante de turnos de trabajo lo primero que tienes que hacer es recopilar toda la información que vas a necesitar así como el soporte. Pero vayamos por partes:

Soporte para la elaboración del plan

¿En qué soporte vas a realizar el cuadrante de turnos de trabajo? Es fundamental que tengas claro el soporte que vas a utilizar. Que sea lo más cómodo para ti y tu equipo y que cumpla con todas las necesidades: que todo el mundo pueda acceder a él, que sea editable por las personas acordadas pero de forma ordenada, que sea limpio y claro, que sea entendible…

Cuando tengas claro estos requerimientos elige tu soporte más adecuado: puede ser un cuadrante en papel (no recomendamos para nada esta versión por su gran cantidad de contras), un Excel (si sabes tocar las plantillas, los accesos y está compartido puede ser una buena opción) pero sobre todos los soportes, el mejor sin duda, es un software de elaboración de turnos de trabajo.

Tras nuestro análisis y estudio de los disponibles te recomendamos Plain que es versátil, cómodo, fácil y accesible en todos los aspectos.

Personal disponible

Otro de los puntos fundamentales de tu cuadrante de trabajo es el personal que tienes disponible en cada momento, en cada turno. Elabora un listado de tu personal y detalla su disponibilidad para poder incluirlo en tus cuadrantes (los softwares como Plain te ayudan de tal forma que te ofrecen la mejor opción de turnos disponibles con el personal que tienes).

Turnos de trabajo en tu empresa

Por supuesto, no podrás tener un cuadrante de trabajo bien elaborado si no incluyes los turnos que hay que cubrir en tu empresa. Detállalos lo mejor posible, incluye todas las opciones de turnos y horarios, sus casuísticas especiales, etc.

Necesidades de los empleados

Si quieres ser un buen líder y realizar turnos de trabajo en los que tu equipo sea lo más productivo posible tienes que escuchar y tener en cuenta las necesidades de tus empleados.

No significa que cumplas con todas porque a veces es totalmente imposible pero sí escúchalas (puedes instaurar un método para que tus empleados te manden sus necesidades de turnos previamente) e intenta tenerlas en cuenta en tus cuadrantes.

Elabora la plantilla y el plan de turnos

Y por último, con toda la información disponible y organizada, es el momento de realizar el cuadrante de turnos de trabajo. Es como montar un puzzle pieza a pieza y de ahí que salga un cuadro perfecto en el que todo encaje.

Con un cuadrante de turnos de trabajo bien elaborado tu empresa va a funcionar correctamente y tu equipo estará contento. ¿Se puede pedir más? Sí, que para ti sea fácil y ágil elaborarlo y además libre de errores. Para eso, hazte con un software como Plain y todo cambiará a mejor.